Suche nach der passenden Software: Groupware

Nach einem Blick auf die Liste der Anforderungen, die der Server erfüllen soll, fällt schnell auf, dass dies in erster Linie Anforderungen sind, die auch an Softwarelösungen für die Zusammenarbeit von Gruppen in Unternehmen gestellt werden. Es liegt also nahe, Produkte aus dem Bereich dieser sog. Groupwares bevorzugt näher zu betrachten. In Frage kommen nur Produkte aus dem Bereich Open Source, für die keine (bestenfalls geringe) Kosten anfallen. Folgende Produkte erfüllen laut Featurebeschreibungen die wesentlichen Anforderungen, so dass ich sie evaluiert habe:

EGroupware

Die Oberfläche von EGroupware ist funktional, schlicht und im Wesentlichen in Grautönen mit wenigen Akzenten gehalten. Die Bedienung ist leicht verständlich, wenn man sich erst einmal einen Überblick über die Vielzahl der Funktionen verschafft hat. Die verschiedenen Applikationsteile sind sehr gut miteinander verknüpft.

EGroupware erfüllt alle an den Webmailer gestellten Anforderungen und noch vieles mehr. Es ist eine ausgewachsene Groupware, die zudem auch mit weiteren Features wie Wiki, Ressourcenplanung, Zeiterfassung, Ticketsystem, Tools zum Projektmanagement und Customer Relationship Management (CRM) aufwarten kann. Ein Großteil der Features gibt es in der freien Community-Version, die etwas unternehmensspezifischeren Features nur in der kostenpflichtigen Enterprise-Version.

Die Dokumentation ist sehr spartanisch. Außer ein paar Zeilen Code, mit denen man EGroupware auf verschiedene Linux-Distributionen installiert, habe ich leider nichts finden können. Ich nehme an, dass die EGroupware GmbH für diese Zwecke gerne gegen Münzeinwurf behilflich ist. Bemerkenswert ist allerdings eine Reihe von Videos, die sehr schön die wesentlichen Features der Software vorführen und wie man sie bedient.

Evaluieren konnte ich EGroupware dank der Demo-Installation, zu der man nach Angabe der eigenen Kontaktdaten Zugriff bekommt.

Ich hab den Eindruck gewonnen, dass EGroupware zwar eine Community-Version der Software bereitstellt, aber nicht so gerne die Community mitarbeiten lässt. Eine Plugin-Schnittstelle, an der man ggf. eigene Erweiterungen anbauen könnte, habe ich leider nicht gefunden. Falls es eine geben sollte, bitte kurze Rückmeldung an mich!

Update (07.12.2019): Erweiterbarkeit 
Am 1.12.2019 habe ich von Stefan U. von EGroupware einige zusätzliche Informationen zum Thema „Erweiterbarkeit“ von EGroupware bekommen. An dieser Stelle vielen Dank dafür! Es gibt in EGroupware die Möglichkeit, Applikationen zu entwickeln, die sich in EGroupware  integrieren und deren Funktionen nutzen können. Dazu gehören:

  • Benutzerverwaltung
  • Dokumentengenerierung
  • E-Mail
  • Dateiablage/-Verwaltung
  • Verlinkungen
  • … und mehr

Nach Aussage von EGroupware haben Unternehmen und Universitäten eigene Anwendungen entwickelt, z. B. eine Zeiterfassung für Landwirte oder eine Workflow-Engine zum Automatisieren von EGroupware. Eine andere Möglichkeit ist die Anbindung von weiterer Software wie aktuell Collabora Online und Rocket.Chat. Durch die Integration eines OpenID/OAuth2-Servers benutzt Rocket.Chat z. B. die EGroupware-Benutzer.

Update (07.12.2019): Mitarbeit der Community
Der Source Code von EGroupware liegt auf Github. Die Community ist eingeladen, sich an der Weiterentwicklung zu beteiligen. Hilfe bei der Verwendung von EGroupware gibt es in einem offiziellen Support-Forum. EGroupware hat sogar Community-Betreuer, die dort aktiv sind und versuchen, die Community zu fördern.

Update (07.12.2019): Docker-Container
EGroupware gibt es nun auch fertig verpackt in einem Docker Container direkt vom Docker Hub.

Kolab

Kolab macht auf den ersten Blick einen sehr gefälligen, funktionalen und modernen Eindruck. Das Standard-Skin der Community-Edition von Kolab (Chameleon) sieht in Anthrazit mit orangefarbenen Akzenten durchaus ansprechend aus. Alternativ bietet das Skin Larry eine kühlere Farbkomposition in Anthrazit mit blauen Akzenten. Animationen sind sparsam eingesetzt und runden den Eindruck angenehm ab.

Kolab erfüllt die an den Webmailer gestellten Anforderungen voll und ganz und wirft neben synchronisierbarem Adressbuch und Kalender auch noch eine Notizfunktion sowie Aufgaben- und Dateimanagement mit ins Rennen. Kolab gibt es in einer kostenfreien Community-Version und einer kommerziellen Version. Schon in der Community-Version bietet Kolab den vollständigen Funktionsumfang. Den Unterschied macht nur der Support. Nutzer der kommerziellen Version erhalten professionellen Support bei Einrichtung und evtl. auftretenden Problemen. Wer Probleme mit der Community-Version hat, findet allerdings häufig im Forum Unterstützung.

Die Dokumentation macht einen guten Eindruck und ist auch bei der Community-Version gut strukturiert und recht detailliert. Sie reicht von der Installation von Kolab auf CentOS 7 (andere Distributionen werden scheinbar nicht unterstützt) über die Konfiguration von einzelnen Diensten, um sie in die bestehende Umgebung zu integrieren, bis zur Beschreibung der administrativen Tools.

Kolab ist eine „Rundum-Sorglos-Lösung“, die alles selbst mitbringt, was sie zum Betrieb braucht. Dazu gehört ein Postfix-Server (SMTP), ein Cyrus-Server (IMAP), ein 389 Directory Server (LDAP) sowie Manticore für die Online-Bearbeitung von .odt (Open Document) Dateien. Recherchen zeigen, dass man Postfix ohne Probleme durch einen anderen MTA (wie Sendmail) ersetzen kann, während das Ersetzen von Cyrus durch einen anderen IMAP-Server – wie zum Beispiel Dovecot – ein größeres Problem darstellt. Die Entwickler begründeten dies damit, dass der IMAP-Server bestimmte Features unterstützen müsse. Bei Dovecot wäre das (noch) nicht gegeben. Laut Dokumentation müsste man den 389 Directory Server auch durch OpenLDAP ersetzen können, doch leider ist dieser Abschnitt in der Dokumentation leer.

Eine Folge der Rundum-Sorglos-Lösung ist aber auch, dass Kolab ein Nutzer- und Gruppenmanagement bietet, in dem auch gemeinsam nutzbare Adressbücher, Kalender und Dateiablagen konfiguriert werden können.

Eine Demo-Installation von Kolab gibt es leider nicht, so dass ich mir die Software selbst in einer virtuellen Maschine installiert habe. Die Installation verlief problemlos nach Anleitung und am Ende stand eine funktionsfähige Kolab-Installation – bis auf Manticore. Größere Schwierigkeiten kamen erst auf, als ich versucht habe, einen Reverse-Proxy mit SSL-Termination vor den Webserver zu schalten, um den Betrieb in einer Docker-Umgebung zu simulieren. Damit kam Kolab an vielen Stellen nicht klar. Meine im Issue-Tracker von Kolab gemeldeten Bugs wurden aber aufgegriffen und fast alle gelöst. Auf meinem Test-System gibt es noch Probleme mit dem File-Plugin, das in der Vorschau keine Inhalte zeigt. Der Browser beklagt sich über Mixed Content, d. h. die Seite wurde über HTTPS aufgebaut, der Inhalt im Previewfenster aber mit HTTP angefordert – also ohne Verschlüsselung. Dieses Verhalten konnte die Entwicklung nicht nachvollziehen und daher auch nicht fixen.

Da Kolabs Webmail-Interface (inkl. Adressbuch, Kalender, Notizen, Aufgaben und Dateimanagement) auf der Webmail-Software Roundcube basiert und Roundcube über ein sehr ausgefeiltes Plugin-System verfügt, ist es auch möglich, den Funktionsumfang der Weboberfläche zu erweitern und auch Plugins zu verwenden, die ursprünglich für Roundcube geschrieben wurden.

Kopano

Kopano (ehemals Zarafa) hat eine moderne, aufgeräumte, selbsterklärende und ansprechende Oberfläche.

Kopano erfüllt alle an den Webmailer gestellten Anforderungen und bietet dabei zusätzlich auch eine Notizfunktion sowie Aufgaben- und Dateimanagement.

Die kostenfreie Open Source Version von Kopano enthält den vollständigen Funktionsumfang und ist immer auf dem neuesten Stand. Das heißt unverblümt aber auch, dass der Community nur der Master-Branch mit dem aktuellen Development-Stand zur Verfügung steht. Der Pre-Final Branch, der Pakete enthält, die sich gerade im Qualitätssicherungsprozess befinden, und der Final Branch, der Pakete enthält, die den Qualitätssicherungsprozess erfolgreich durchlaufen haben, steht nur zahlenden Kunden und nicht der Community zur Verfügung. Genauere Informationen dazu gibt es hier.

Es gibt zwar auch Pakete, in die die Community Bugfixes eingebracht hat, doch ist mir die Unsicherheit, die damit verbunden ist, zu groß. Kopano kommt damit nicht mehr in Frage.

SOGo

SOGo macht auf den ersten Blick einen modernen und peppigen Eindruck. Die Bedienung ist auch ohne Einarbeitung verständlich, flüssig und dezent animiert.

SOGo erfüllt wie die anderen zuvor betrachteten Lösungen auch die Anforderungen an den gesuchten Webmailer. Eine Notizfunktion und Dateimanagement gibt es nicht.

Die Dokumentation ist geradezu ungewöhnlich detailliert und gut nachvollziehbar. Sie führt strukturiert von den Systemanforderungen, über die Installation und Konfiguration bis hin zu Tuning-Hinweisen.

SOGo bringt keine eigenen Mailserver-Dienste mit und erzwingt auch keinen bestimmten SMTP-, IMAP-, LDAP-Server, wie dies bei Kolab der Fall ist. Lediglich der SQL-Server muss MySQL, PostgreSQL oder Oracle sein.

Ein Management von Nutzern oder ein Webinterface für die Parametrierung von Mailserver-Diensten (außer Sieve) gibt es nicht, da dies außerhalb des Einflussbereichs von SOGo liegt. Darum muss sich der Administrator des Systems selbst kümmern.

SOGo ist eine in Objective-C geschriebene, in sich geschlossene Applikation, die keine Plugin-Schnittstelle vorsieht. Man muss also mit dem gebotenen Funktionsumfang auskommen. Die bereits integrierten Authentifizierungsbackends (LDAP, SQL, C.A.S. und SAML2) sowie die bewusste Entscheidung auf Standards (SMTP, IMAP, Sieve, CardDAV und CalDAV) zu setzen, dürften aber dafür sorgen, dass sich SOGo ohne größere Probleme in die meisten Umgebungen integrieren lässt.

Zimbra

Zimbra macht einen aufgeräumten funktionalen Eindruck ohne viel Eye-Candy. Die Farbkomposition lässt sich mit einer Reihe von Themes an den eigenen Geschmack anpassen. Animationen sind sehr sparsam eingesetzt. Ein moderneres UI (Universal UI) ist derzeit in der Entwicklung, erste Screenshots sehen vielversprechend aus.

Auch Zimbra erfüllt die an den Webmailer gestellten Anforderungen und bringt darüber hinaus auch noch eine Notiz- und Aufgabenfunktion sowie Funktionen zum Dateimanagement mit. Zimbra gibt es in einer kostenfreien OpenSource-Version und in einer kostenpflichtigen Network-Version. Beide Versionen haben die gleiche Codebasis, nur erweitert die Network-Version noch den Funktionsumfang der OpenSource-Version um Features, die vor allem im Unternehmensumfeld benötigt werden. Hervorzuheben ist dabei die MAPI-Schnittstelle, die für eine saubere Integration mit Outlook von großem Wert ist. Für den privaten Einsatz, wo man mit Outlook nicht zwangsweise in Kontakt kommt, ist die OpenSource-Version aber mehr als ausreichend. Sowohl für die OpenSource-Version als auch die Network-Version gibt es kostenpflichtigen Support, so dass man auch bei der Nutzung der kostenfreien OpenSource-Version nicht zwangsläufig im Regen steht.

Die Dokumentation macht einen ausgesprochen guten und detaillierten Eindruck. Sie liegt im PDF-Format vor und schon die Anleitung zur Administration sprengt locker 300 Seiten. Ich war ehrlich angenehm überrascht.

Wie bei Kolab auch gibt es von Zimbra keine Demo-Installation. Ich habe mir die Software also auf einer virtuellen Maschine installiert. Die Installation auf Ubuntu 16.04 LTS verlief problemlos mittels interaktivem Skript. Bemerkenswert ist allerdings der Ressourcenhunger, den Zimbra schon bei der Installation an den Tag legt. Die kleine Jiffybox mit 2GB (Cloudlevel 1) kam schnell an ihre Grenzen, so dass ich ihr 8GB RAM spendieren musste. Damit lief Zimbra dann problemlos.

Die Administration von Zimbra kann man komplett über das Webinterface abwickeln, die Kommandozeile kann man nutzen, muss man aber nicht. Das Adminpanel vereint die Konfiguration von allen Komponenten der Groupware – vom LDAP-Server über den MTA und die Mailbox-Verwaltung bis hin zur Einbindung von SSL-Zertifikaten. Und genau dabei zeigt sich, dass man einzelne Komponenten in dieser Groupware besser nicht durch andere ersetzt, da spätestens im Adminpanel dann einiges nicht mehr funktioniert.

Die Weboberfläche von Zimbra kann durch Plugins, sog. Zimlets, erweitert werden. Es gibt eine rege Community, die ihre Eigenentwicklungen für die verschiedensten Funktionen bereitstellt.

Entscheidung

Nach sorgfältigem Abwägen der Vor- und Nachteile der aufgeführten Groupware-Lösungen, bin ich zu dem Schluss gekommen, Zimbra zu verwenden, da Zimbra alle geforderten Features vereint, über eine ansprechende Oberfläche verfügt und zudem das Adminpanel umfassend und komfortabel das komplette Groupware-Management abbildet.

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